謝罪文というのは、出来れば書きたくないものですね。
社内であれ、社外文章であれ気持ちのいいものではありません。
が、しかし、人間というのは完璧ではありませんから、大なり小なり謝罪しなければならない機会というのはやってきます。
今回はビジネス中心の謝罪を謝罪文例をもちいて解説しましょう。
○ 謝罪文を書く前に
謝罪文例を参考に謝罪文を書く前に重要な事は時間的要素です。
時間的要素とは、謝罪が遅れれば遅れるほど相手方への印象は悪くなるので、なにはともあれ直接か、もしくは電話でもかまわないので、なるべく早めに謝罪の意思を表しましょう。
この際に注意が必要なのは、こちらに非がない場合です。
最近ではクレーマーと呼ばれる存在がある為、こちらに非がなくても無理難題を押し付ける客層というものが存在します。
しかしながら、よほど悪質なクレーマーでない限りは相手方の意をくみ取り、逆にクレームをチャンスとするような対応が出来るか否かが、その会社の製品やサービスの質を向上させる分かれ目にもなりうります。
また、こちら側に不手際や不備があった場合は当然の事ながら書面での謝罪文が欠かせません。
以上のように謝罪文例に入る前に時間的な要素をポイントとしてあげました。
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謝罪文例としていくつかポイントを挙げてみましょう。
A 時候の挨拶は書かない
謝罪文例として、ビジネス文章なので通常の時候の挨拶文は不要です。
B 謹啓と敬具
頭語として、頭に謹啓、結語として敬具をいれます。
C 謝罪の気持ちを述べる
誠意ある対応として、最初にお詫びの言葉を述べます
D 不手際、ミスの原因説明
こちら側の不手際、ミスの原因を述べます
E 再発防止
ミスの再発防止についても、謝罪とともに述べます。
F 今後
謝罪、原因、対策と続けて説明した後は、今後とも安心したお付き合いが出来るようにお願いして結びとします。
もしくは、自分の書く謝罪文に自信がなく、有料でもいいので代わりに謝罪文を作成してもらいたい場合
上記のサイトは謝罪文例も豊富にのってますので、参考にしてみるのもいいでしょう。
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